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Il existe deux méthodes principales pour saisir les heures de travail : soit à travers le/la chef·fe d'équipe pour tou·te·s les employé·e·s travaillant sur le chantier ou le mandat en cours, soit la saisie individuelle quotidienne par l'employé·e lui/elle-même. Cela s'applique à divers secteurs d'activités tels que tous les domaines de la construction, les ingénieur·e·s/architectes, les entreprises de nettoyage, les garages, ou autres entreprises proposants des services et des prestations.

D’autre part, il est essentiel de prendre en compte l'endroit où les heures sont effectuées, par exemple dans un atelier de fabrication, sur un chantier, dans des bureaux, un dépôt, etc. En prenant en compte ces informations, il devient possible de choisir la méthode de saisie des heures la plus appropriée. Il est également important de responsabiliser les employé·e·s pour cette tâche administrative numérisée, car il est dans leur intérêt de disposer d'un reporting mensuel précis et organisé des heures de travail.

L’une des meilleures méthodes pour numériser ce processus, est d'émuler la saisie manuscrite actuelle de l'entreprise et de la transcrire en format numérique, en veillant à respecter deux critères : simplicité d'utilisation et conformité aux normes SECO et aux conventions sectorielles.

Nous vous invitons à consulter les exemples interactifs qui mettent en comparaison la saisie manuscrite et numérique, accompagné de ses avantages et inconvénients.

La modernisation et l'innovation de la saisie des heures de travail est un enjeu crucial pour la pérennité des entreprises. Notre expertise est à votre disposition pour vous accompagner dans la numérisation de vos processus et vous aider à relever ce défi. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

La transformation numérique est aujourd'hui primordiale, voire obligatoire, pour les entreprises qui souhaitent fournir des outils performants à leurs collaborateurs et s'ancrer dans le monde professionnel de demain.

www.enneatime.ch est la plateforme idéale pour planifier les interventions des employé·e·s ainsi que la saisie de leurs heures de travail, par eux-mêmes, directement sur leur smartphone. Soyez SMART et mettez en valeur la motivation de vos collaborateur·rice·s qui cherchent à simplifier leurs tâches administratives en toute sécurité et rapidité.

La saisie des heures numérisée avec enneatime.ch vous permettra améliorer l'efficacité et la rigueur du contrôle des heures de travail sur les cartes mensuelles et leur imputation sur les mandats ou chantiers en cours.

En combinant l'intérêt de vos collaborateur·trice·s et leurs smartphones, vous pouvez gagner du temps et améliorer considérablement votre processus de gestion des heures de travail au sein de votre société.

N'hésitez pas à tester enneatime.ch gratuitement pendant 30 jours pour découvrir son potentiel et sa simplicité d'utilisation. Tout ça, sans aucun engagement de votre part !

De ce fait, il est important de remplacer le classement des documents papier dans des classeurs fédéraux, par des classeurs numériques qui permettent une recherche automatique dans le contenu des documents.

Voici un processus efficient avec un bon logiciel de numérisation des documents :

1. Réceptionner les documents par courriel.
2. Définir un système pour la séparation des vraies factures et des spams.
3. Mettre en place un contrôle simple, mais rigoureux, pour trier les factures selon le fournisseur et les numéros de commandes.
4. Créer un processus de validation des factures (workflow) clair et efficient.
• Indication de la personne responsable de la commande et de la facture reçue.
• Indication du délai pour le paiement, avec les conditions (rabais et escompte).
• Définition des types de charges (fixe, d’exploitation, d’administration, etc.)
5. Lancer la mise en place du logiciel avec une méthode d’utilisation adaptée à vos critères et analogue au traitement des documents en papier, réalisée auparavant au sein de votre société, en évitant les doublons.
6. Évaluer le temps gagné après 3 mois.
7. Apporter les modifications nécessaires au processus de digitalisation.
8. Soutenir la formation de vos employé·e·s afin de maîtriser les outils et le processus de numérisation, avec la mise en place d’utilisateurs·trices compétent·es.
9. Faire une analyse du temps gagné par l’automatisation des recherches d’information dans le contenu des factures et des documents. Vous serez certainement surpris·e en bien.

Nous espérons que cet article vous fournira les clés nécessaires pour le remplacement des classeurs fédéraux en classeurs numériques, traités par une GED.

Le temps, c’est de l’argent au sein d’une société, de ce fait, si vous devez classer en papier les factures et autres documents dans des classeurs fédéraux, vous avez plusieurs étapes à suivre :

1. Contrôler le fournisseur et les montants avec les conditions. (1 min)
2. Faire une photocopie pour valider la facture en cours. (1 min)
3. Donner de main à main les photocopies afin de valider les factures. (2 min)
4. Récupérer la facture validée des technicien·ne·s, chaque semaine. (2 min)
5. Saisir la facture dans le logiciel — créanciers. (2 min)
6. Ajouter la facture en papier dans un classeur fédéral Créanciers. (1 min)

Le temps de traitement d’une facture serait de 9 min, donc si vous recevez 20 factures dans l’espace d’une semaine, ceci vous donnera un total de 180 min = 3h.

Le même processus en document PDF avec traitement numérisé:

1. Pas de photocopie «glisser et déposer le document» (10 secondes)
2. Mettre la facture PDF dans un processus de validation (10 secondes)
3. Validation de la facture par les technicien·ne·s. (1 min)
4. Contrôle de la facture validée et exportation dans le logiciel Créanciers (1 min)
5. Classement automatique avec la GED (10 secondes)

Avec le traitement numérisé, si vous recevez 20 factures dans l’espace d’une semaine, ceci vous donnera un total de 50 min = moins d’une heure.

Comparatif entre la recherche d’un document dans un classeur fédéral et une solution numérique en PDF :

• En papier : rechercher un prix, une information, un numéro d’article ou le nom d’un produit dans le contenu d’une facture ou d’un document en papier, cette opération peut vous prendre environ 10 min et vous appréhendez le classeur pendant ce laps de temps !
• En PDF : la même recherche dans le contenu d’une facture ou d’un document numérisé vous prend environ 10 secondes à l’aide d’un logiciel GED.

La tâche à digitaliser au plus vite, est le classement et la recherche des documents. Grâce à un logiciel de numérisation, vous gagnerez beaucoup de temps au sein de votre société !

Nous nous ferons un plaisir de vous présenter notre solution enneadigital pour la numérisation des documents.

Une présentation du logiciel, sans engagement, s’impose. Contactez-nous !

Notre logiciel enneawork permet de facturer les soumissions adjugées comme suit :

1. Remplir la soumission avec enneascanning en PDF.
2. Une fois la soumission adjugée, ajoutez dans enneascanning les colonnes texte, numéro et unité.
3. Contrôlez les chapitres de la soumission.
4. Ouvrez le programme enneawork et glissez-déposez le fichier enneascanning (.eso) sur le mandat adjugé.
5. Vous aurez la colonne avec les quantités prévues de la soumission et la colonne avec les quantités réelles du chantier adjugé.
6. Facturez selon vos critères, l’avancement du chantier et avec les articles hors soumission, donc facilement !
7. Prévisualisez la facture et envoyez-la avec le QR correspondant du mandat en cours.

Ne perdez plus de temps à recopier les textes des soumissions adjugées pour leur facturation !

Demandez une démo avec l’une de vos soumissions adjugées.

Pour vous donner un exemple, ci-dessous, nous vous décrivons comment nous avons développé enneascanning :

1. En 2007, nous avons remarqué que la majorité des sociétés de construction remplissaient les soumissions à la main, une fois au crayon et une deuxième fois au propre, au stylo.


2. Dès lors, enneasoft sàrl a développé et continue à améliorer le programme enneascanning qui permet de remplir les soumissions en PDF en gagnant beaucoup de temps.


3. enneascanning peut vous faire économiser plus de 2 heures et demie de travail sur une soumission de 50 pages.


4. Si nous partons de ce cas concret et que vous remplissez en moyenne 40 soumissions par année, vous économiserez environ CHF 6'000 par licence acquise.


5. Les avantages sont :
• Rendu propre de la soumission.
• Insertion des textes et logos prédéfinis depuis votre bibliothèque personnalisée.
• Modification des prix selon intérêt pour l’adjudication du chantier.
• Possibilité de calculer la soumission avec le module de calculation, avec un budget des heures matériaux, inventaires et tiers // S-M-I-T.
• Impression de la soumission en PDF et papier conforme, de l’architecte ou l’ingénieur.
• Possibilité d’avoir des prix de suggestion en fonction d’un algorithme basé sur l’I.A. et les critères du calculateur, avec le module de calculation.
• Actualisation automatique des conditions de la soumission, exemple : rabais, escompte, etc.

Comme nous sommes certains que le but d’un logiciel est de faire gagner du temps à l’employé·e et que le temps c’est de l’argent pour l’entreprise, nous vous convions à regarder les vidéos affichées, présentant le module de calculation d’enneascanning.

Les programmes développés par enneasoft sàrl sont intuitifs et efficients afin de vous faire économiser du temps donc de l’argent, ceci est notre objectif principal pour satisfaire les exigences de nos clients.

Les nouvelles méthodes de travail pour la numérisation doivent être innovantes et faciles à adopter dans la pratique, pour permettre un gain de temps à l’utilisateur·trice. La mise en place des nouveaux processus doit vous faire gagner de l’argent !

1. Lors de l’étude de la soumission ou de l’établissement de l’offre, établir un planning prévisionnel des tâches à réaliser sur le chantier est un atout pour l’adjudication des travaux.


2. Une fois l’adjudication réalisée, il est important d’intégrer le chantier adjugé dans la planification globale des chantiers à exécuter dans les trois ou six mois à venir. Ceci vous permettra d’évaluer la charge de travail planifiée, afin de la comparer avec les ressources de l’entreprise.


3. Concernant les chantiers en cours, la planification en Gantt vous permet de voir l’avancement réel par type de tâche ainsi que d’allouer le personnel et les machines nécessaires. Avoir une vue d’ensemble des chantiers en cours vous permettra lors de vos séances hebdomadaires, de réagir et de prendre les mesures nécessaires pour donner satisfaction aux maîtres d’ouvrage et à la direction des travaux.


4. Pour les chantiers terminés, il est toujours important d’avoir des tâches planifiées pour finitions/adaptation/garantie. Vous êtes ainsi assuré de ne pas retarder la réception des chantiers par les maîtres d’ouvrage.

En résumé, la planification en Gantt, est un outil indispensable au sein d’une société du gros œuvre et second œuvre.

Le progrès et l’innovation seraient inexistants si les entreprises et leurs employé·e·s faisaient toujours les choses comme elles ont l’habitude de faire.

La planification des projets est le noyau principal de la gestion des tâches par chantier et les ressources à allouer.

enneaplanning développé dans la région du Chasseral pour les entreprises romandes.

Voici les types de plannings les plus couramment utilisés pour les chantiers :

1. Diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est une forme de diagramme à barres qui fournit une représentation visuelle du calendrier d'un projet. Sur l'axe vertical du graphique, figure la liste des tâches à accomplir. Sur l'axe horizontal figurent les intervalles de temps (généralement des jours, mais également des semaines ou des mois).

En plus de répertorier chaque tâche et d'attribuer le temps nécessaire à son exécution, le diagramme de Gantt met également en évidence d'autres données utiles, comme les dépendances, les ressources, les tâches importantes et l’état d'avancement. Il aide donc, les parties prenantes à identifier la durée des activités et leurs chemins critiques.

Exemple avec enneaplanning


2. Planning chemin de fer

Le planning chemin de fer est couramment utilisé dans les projets d'ouvrages linéaires : routes, pipelines, etc. mais également dans des projets de construction. Il s'agit d'un graphique avec deux axes : l'un représente l'échelle de temps (en jours de travail ou en semaines selon l'ampleur des tâches), et l'autre, l'espace, c’est-à-dire, un axe de distances qui représente les zones de travail.


3. PERT

Le diagramme de PERT est une technique de planification de chantier qui permet d'estimer le temps réaliste nécessaire à l'achèvement d'un projet. Il est utilisé pour estimer le temps nécessaire à un projet, et comporte trois calculs de temps différents, qui sont : la durée minimum estimée d'une tâche, sa durée probable, ainsi que son temps maximum possible.

Le diagramme de PERT est calculé en amont et en aval, car la date de fin est fixée, mais l'entrepreneur peut avoir une certaine flexibilité en amont.



L'utilisation de techniques de planification telles que le diagramme de Gantt vous aide à planifier, saisir et gérer vos ressources, permettant ainsi à votre équipe de travailler efficacement. La planification de chantier vous donnera une visibilité en temps réel de l'avancement de votre projet. Grâce à la clarté de celle-ci, il est plus facile de réaliser rapidement une grande partie des travaux du projet.

enneaplanning développé dans la région du Chasseral pour les entreprises romandes.