Trop souvent un casse-tête: besoin de locaux et d'une organisation impeccable, de nombreuses photocopies (archivage et consultation), des recherches longues et fastidieuses, des allers-retours incessants, etc. En bref : une perte de temps considérable et peu efficace!
Organisez vos documents et votre bureau avec enneadigital, une nouvelle méthode d’organisation des documents intuitive pour vous faire gagner beaucoup de temps et enfin passer à l’ère du numérique.
En pratique, imaginons que vous recevez une facture : voici comment se passe son classement...
Par courier ou par e-mail, au format image ou PDF, commencez par le numériser ou l’enregistrer. C’est fait? Ajoutez-le dans enneadigital.
Le processus qui va suivre n'est qu'un exemple! Les processus d'organisation sont entièrement modifiables.
Vous classez le document en spécifiant ses attributs, en fonction de votre système de classement. Type de document, client, fournisseur, dates diverses, tout est personnalisable.
Au classement, certains champs sont automatiquement reconnus à partir du contenu du document.
Le responsable s’occupe de vérifier cette nouvelle facture et agit en conséquence. Si elle est visée, la facture passe automatiquement à l’étape suivante : le paiement.
Pas le temps de s'en occuper? Le responsable du contrôle peut transmettre la tâche à un collègue en un seul clic.
Le document contrôlé passe au département comptabilité qui en saisira le paiement et le confirmera dans enneadigital, en spécifiant, par exemple, la date du paiement.
État du document, attributs, remarques : à chaque étape il est possible de donner plus d'infos sur le document.
Une fois le processus terminé, le document ainsi que ses attributs, son processus de travail, les personnes responsables, etc. peuvent être retrouvés à tout moment.
Recherchez dans le contenu du document ou dans ses attributs, qu’il date d’hier ou d’il y a 10 ans.
Imaginez maintenant votre salle d'archives à portée de clavier, n'importe quelle recherche laborieuse se transforme désormais en une requête de quelques secondes.
Vous n'êtes plus limité que par la taille de vos disques durs, consultez aujourd'hui un document d'il y a 10 ans.
Comptez le temps passé à la recherche de documents au sein de votre entreprise. Vous verrez que la mise en place d’une solution électronique deviendra vite une nécessité.
Si nous avons attisé votre curiosité, demandez-nous sans autre une présentation enneadigital par télémaintenance sans engagement de votre part.